Asistente de preparación para auditoría
El asistente de preparación para auditoría califica qué tan preparado está un cliente para una norma de auditoría al cruzar la evidencia de su historial de calidad con cada cláusula. Produce una puntuación de preparación, un paréto de brechas y un análisis citado de brechas para cada cláusula que necesita trabajo, y exporta un reporte PDF.
Tabla de contenidos
Antes de empezar
Antes de empezar
- El cliente debe tener al menos un archivo subido en la pestaña Archivos.
- Un administrador debe haber activado una norma de auditoría.
- El historial de calidad debe haber sido ingestado para este cliente.
- El indicador de función EnableAuditPrep debe estar habilitado en la cuenta.
Guía paso a paso
- Navega a /portal/clients y abre el registro del cliente objetivo. -> El panel del cliente se abre mostrando todas las pestañas disponibles.
- Selecciona la pestaña Preparación para auditoría. -> La pestaña se abre en estado inactivo mostrando el botón Iniciar preparación y el aviso de no certificación. Si no ves la pestaña, el indicador de función no está habilitado.
- Lee el aviso de no certificación. -> Confirma que esta herramienta asiste en la preparación y no certifica conformidad.
- Selecciona una norma de auditoría en el menú desplegable. -> La lista muestra todas las normas activas (p. ej., ISO 9001:2015). Si está vacía, contacta a tu administrador.
- Haz clic en Iniciar preparación. -> Aparece un indicador de carga mientras se califica la preparación por cláusula. Puede tomar de 10 a 30 segundos.
- Revisa las tarjetas de puntuación: % de preparación, Cubiertas, Parciales y Brechas. -> Cubiertas = cláusulas con evidencia adecuada. Parciales = existe algo de evidencia. Brechas = no se encontró evidencia.
- Escanea la tabla de cláusulas en busca de filas de Brecha y Parcial. -> Las filas rojas requieren acción. Las filas amarillas son parciales y merecen revisión.
- Haz clic en una fila de cláusula para ver sus detalles de evidencia y citas. -> El panel de evidencia se expande mostrando documentos fuente y números de página. Las citas vacías indican que ningún archivo subido coincidió con esta cláusula.
- Haz clic en Analizar brecha para cualquier cláusula de Brecha o Parcial. -> Se genera un análisis de brecha asistido por IA usando la evidencia del historial de calidad. Las citas muestran el documento fuente y la página para verificar el hallazgo.
- Revisa el análisis de brecha: evidencia sugerida y acción recomendada. -> Usa estos puntos como temas de conversación con tu cliente antes de la auditoría.
- Cambia la norma usando el menú desplegable para comparar la preparación contra una segunda norma. -> Las tarjetas de puntuación y la tabla de cláusulas se recargan para la nueva norma.
- Haz clic en Descargar reporte para exportar el informe completo de preparación como PDF. -> El portal navega a /portal/download donde se genera y guarda el PDF.
Problemas comunes
El menú desplegable de normas está vacío
No se han configurado normas activas. Pide a tu administrador del portal que active al menos una norma de auditoría antes de usar esta función.
Todas las cláusulas muestran Brecha y las citas están vacías
El cliente no tiene archivos subidos. Ve a la pestaña Archivos, sube reportes CAPA, NCR, registros de calibración y otros documentos de calidad, luego regresa a la pestaña Preparación y haz clic en Iniciar de nuevo.
El análisis de brechas con IA devuelve un error
Es posible que se haya alcanzado la cuota diaria de llamadas a la IA. Inténtalo el siguiente día hábil o contacta a tu administrador para verificar los límites de cuota.
La pestaña Preparación para auditoría no es visible
El indicador de función EnableAuditPrep no está habilitado en tu cuenta. Contacta a tu administrador para solicitar acceso a esta función.
El botón Descargar reporte no es visible
La preparación para auditoría aún no se ha completado. Haz clic en Iniciar preparación primero, espera a que aparezcan las tarjetas de puntuación y luego el botón estará disponible.
Consejos
Sube registros recientes para mejores resultados
Sube los registros más recientes de CAPA, NCR, SPC y calibración para mayor cobertura de cláusulas. El asistente califica basándose en lo que puede encontrar.
Empieza con anticipación
Ejecuta la preparación de 6 a 8 semanas antes de la auditoría para tener tiempo de recopilar la evidencia faltante de las cláusulas con Brecha.
Usa el análisis de brechas como borrador de plan de acción
La narrativa de brechas es un buen punto de partida para las conversaciones con el cliente. Compártela antes de tu próxima reunión para alinear prioridades.
Compara normas
Cambia las normas usando el menú desplegable para ver cómo el mismo conjunto de evidencia se desempeña frente a una norma diferente (p. ej., ISO 9001 vs. IATF 16949).
Solo preparación — no es una certificación
Este asistente organiza evidencia e identifica brechas de preparación. No certifica, garantiza ni afirma conformidad con ninguna norma de auditoría. Las decisiones finales sobre preparación y conformidad siguen siendo responsabilidad de tu profesional calificado de auditoría o calidad.
Qué hacer a continuación
Evidencia faltante
Después de revisar las brechas, ve a la pestaña Archivos para subir documentos de evidencia faltantes y vuelve a ejecutar la preparación para ver las puntuaciones actualizadas.
Compartir el PDF
Después de descargar el PDF, compártelo con tu cliente como resumen previo a la auditoría para alinear los temas pendientes.
Confirmar mejoras
Después de cerrar brechas y subir nueva evidencia, vuelve a ejecutar la preparación para confirmar que el número de cláusulas cubiertas mejoró.